Bisher wurde der monatliche Versand der Lohn- und Zusatzdokumente für ihre 500 Mitarbeitende gedruckt, danach von Hand verpackt, frankiert und über die Poststelle verarbeitet.

Die HR-Abteilung suchte eine Lösung, bei welcher unterschiedliche Dokumente aus verschiedenen Applikationen (Quellen) zusammengeführt und in einem Versand an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschickt werden.

Neu werden Lohndokumente sowie personalisierte Zusatzdokumente aus heterogenen Applikationen über Printcom OMRmarker gesammelt bzw. aufbereitet und danach mit IncaMail sicher und nachweisbar, elektronisch versandt.

Die neu umgesetzte Automatisierung spart Kosten für den manuellen Aufwand, Dokumentendruck, Versand sowie Porto und erhöht gleichzeitig die Prozess-Sicherheit. Zusätzlich können nun die Infrastrukturkosten für Drucker und Frankiermaschine überprüft und angepasst werden.

Alle Mitarbeiter mit einem IncaMail-Benutzerkonto der Schweizer Post können nun Ihre Lohndokumente digital abrufen. Empfänger, die keinen elektronischen Versand wünschen, erhalten wie gewohnt physische Briefe, die mit dem OMRmarker korrekt sortiert und weiterverarbeitet werden. Die HR-Abteilung steuert mit dem OMRmarker  den Versand-Workflow wahlweise digital oder physisch.

IncaMail ist die elektronische Dienstleistung der Schweizerischen Post für den sicheren und den nachweisbaren Versand von vertraulichen Geschäftsinformationen wie Lohnabrechnungen, persönlichen Daten oder Kontoauszüge über eine E-Mail-Verschlüsselung.