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Printcom documento

Die intelligente Dokumenten-Drehscheibe

Printcom documento ist eine skalierbare und workflowbasierte Prozess-Managementlösung zur Erstellung, Steuerung und Verteilung Ihrer Dokumente auf unterschiedliche Ausgabemedien. Mit documento sind Sie in der Lage, individuelle Workflows von einem Einzelarbeitsplatz bis hin zu einer Enterprise Lösung zu realisieren.

Neben einer formulargesteuerten Druckausgabe auf Papier können Dokumente auch elektronisch versendet werden – beispielsweise als E-Mail oder IncaMail. Durch eine integrierte Formularerkennung können so Ihre Dokumente zusätzlich, nach den gesetzlichen Bestimmungen, in einem revisionssicheren Archivsystem abgelegt werden. Durch das Workflow-Plugin SDK kann documento jederzeit an Ihre jetzigen und künftigen Geschäftsprozesse angepasst werden. Profitieren Sie von einer stetig wachsenden Zahl von Workflow-Plugins wie Drucken, Archivieren, Frankieren und Signieren oder erweitern Sie documento um Ihre eigenen Business-Prozesse.

Funktionsweise

Der Dokumenten-Output aus Fachanwendungen und Office-Applikationen wird von documento aufbereitet und intelligent verteilt.

Workflow

Einfaches und effizientes Dokumenten-Management für Gemeinden, Städte und Kantone in der Schweiz.

Anwendungen

Der Dokumenten-Output aus Fachanwendungen und Office-Applikationen wird an documento übergeben. Dafür stehen Schnittstellen wie beispielsweise PDF-Drucker oder Hotfolder zur Verfügung. Die Dokumente werden für die weitere Verarbeitung in ein passendes PDF-Format konvertiert und anschliessend intelligent identifiziert.

Workflow-Ausführung

Der für das Dokument passende Workflow wird gewählt und die in der Konfiguration hinterlegte Business Logik wird ausgeführt. Es steht eine Vielzahl von solchen Logik-Schritten zur Verfügung - Beispiele finden Sie in der Grafik.

Einzeldruck

Die Dokumente können auf einem fest definierten oder frei wählbaren Arbeitsplatz oder Abteilungsdrucker ausgegeben werden – je nachdem um welches Dokument es sich handelt und was im jeweiligen documento-Workflow hinterlegt ist. Hierbei können diverse Optionen der Geräte hinterlegt und definiert werden.

Druckcenter oder externer Dienstleister

Sofern leistungsfähige Drucker oder Multifunktionsgeräte verfügbar sind, können Dokumente per Workflow auch wahlweise diesen zugeordnet werden, so dass die anstehenden Druckaufträge zu bestimmten Zeitpunkten vollautomatisch verarbeitet werden. Hierbei bietet sich der Einsatz von Printcom OMRmarker für die Verarbeitung an. Massensendungen können über einen Workflow auch einem externen Druck-Dienstleister zur Verfügung gestellt werden.

Dokumente frankieren

Documento fordert beim PostModul eine Frankierung an. Diese wird auf das Dokument aufgebracht und als PDF an den Drucker oder den Druckdienstleister geschickt.

E-Mail und IncaMail

Dokumente können direkt innerhalb von documento automatisiert an festgelegte oder aus dem Dokument auslesbare Empfängeradressen gesendet werden. Ein Versand per vorhandenem E-Mail-Client ist ebenfalls möglich, genau so wie der Versand einer verschlüsselten IncaMail.

Elektronische Archivierung

Die erzeugten Dokumente können ausgelesen und damit automatisch mit Metadaten elektronisch archiviert werden. Ein Eingriff des Anwenders ist nicht notwendig. Damit gewährleisten Sie auf einfachem Weg eine rechtskonforme Archivierung.

E-Post Office

E-Post ist ein elektronischer Briefkasten der Schweizerischen Post. Er kombiniert die Vorteile von physischer Post und digitalen Sendungen und bietet innovative Features wie Bezahlfunktion für Rechnungen. Mit documento können Sie ihre Kundschaft direkt über die E-Post API beliefern und so digital innovativ auftreten und Kosten sparen.

Kommunikation

Zahlreiche Versandkanäle wie Fax, SMS oder (S)FTP-Upload stehen zur Auswahl. Auch das Abspeichern in allen gängigen PDF-Formaten ist möglich.

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